Gestionale su misura per piccole aziende
Se oggi tieni clienti, preventivi e commesse tra fogli Excel, un vecchio database Access e qualche quaderno, ti costruisco un gestionale che segue il tuo modo di lavorare. Si parte da una funzione sola e si aggiunge il resto quando serve.
- Da 1.500 €, prezzo indicativo
- Codice e dati restano tuoi
- Si usa dal browser
| Commessa | Stato | Importo |
|---|---|---|
| Rifacimento bagnoCliente A | In corso | 8.400 € |
| Impianto capannoneCliente B | Da fatturare | 12.750 € |
| Manutenzione annualeCliente C | Preventivo | 2.100 € |
| Sostituzione quadroCliente D | Chiusa | 3.960 € |
Schermata di esempio, con dati inventati.
In breve: un gestionale su misura è un programma costruito sul tuo lavoro, che si apre dal browser e tiene in un posto solo clienti, preventivi, commesse, magazzino e documenti. Conviene quando Excel non regge più e nessun prodotto pronto si adatta a come lavori. I prezzi indicativi partono da 1.500 € per un gestionale con una funzione centrale; hosting, backup e manutenzione da 30 € al mese. Se per il tuo mestiere esiste già un buon prodotto a canone, te lo dico.
Quando un gestionale standard basta (e non ti serve il mio lavoro)
Un programma fatto apposta ha senso solo se quelli già pronti non vanno bene. Spesso vanno bene.
Prendi un prodotto pronto se
Fai un mestiere per cui esistono programmi collaudati a canone mensile. Parrucchieri, palestre, ristoranti e B&B hanno prodotti pronti che gestiscono agenda, prenotazioni, cassa e tessere, e vanno benissimo.
Il su misura conviene se
Il tuo modo di lavorare non entra in nessun prodotto. Hai provato un gestionale standard e metà delle schermate non le usi, mentre la cosa che ti serve davvero la tieni ancora su un foglio a parte.
I segnali che Excel non regge più
Creare un gestionale con Excel o con Access è un buon modo per cominciare, e molte attività ci lavorano per anni. Il problema arriva quando l'attività cresce.
Il file si rompe
Una formula cancellata per sbaglio, una colonna spostata, e i totali non tornano più. Lo sa sistemare una persona sola, di solito quella che l'ha creato.
In due non ci si lavora
Chi apre il file per primo blocca gli altri, oppure girano tre copie con nomi tipo "definitivo_2" e nessuno sa quale sia quella buona.
I dati si ricopiano a mano
Il cliente scritto nel preventivo viene riscritto nel DDT e poi ancora nel documento per il commercialista. Ogni copia è un'occasione per sbagliare.
Non c'è storico
Non sai chi ha cambiato un prezzo né quando. Per sapere cosa hai fatto a un cliente due anni fa devi cercare tra cartelle e vecchie mail.
Se ti riconosci in un punto solo, forse basta rimettere ordine nel file. Access ha poi un limite suo: gira bene sul computer dell'ufficio, male da fuori e dal telefono.
Cosa può fare un gestionale personalizzato
Non li prendi tutti. Si sceglie quello che ti fa perdere più tempo oggi e si comincia da lì. Dal punto di vista tecnico è una applicazione web che si apre dal browser, senza installazioni.
Clienti e anagrafiche
Una scheda per cliente con contatti, sedi, condizioni e tutto lo storico collegato.
Preventivi
Listini, sconti e voci ricorrenti già pronti, PDF con la tua intestazione.
Commesse e cantieri
Stato dei lavori, ore, materiali usati e margine rispetto al preventivo.
Magazzino
Giacenze, carichi e scarichi, soglia minima sotto la quale ricevi un avviso.
DDT e ordini
Documenti di trasporto e ordini generati dai dati che ci sono già, senza riscriverli.
Scadenze
Pagamenti da incassare, manutenzioni programmate, rinnovi, con promemoria.
Ruoli utente
Ognuno vede e modifica solo quello che gli compete. I prezzi di acquisto, per esempio, li vede solo chi deve.
Report ed esportazioni
Riepiloghi per mese, cliente o commessa, ed esportazioni in Excel o CSV per il commercialista.
Come cambia da un'attività all'altra
Cinque scenari tipici, per capire cosa finisce dentro il gestionale a seconda del lavoro che fai.
Impresa edile
Un gestionale per imprese edili ruota intorno al cantiere: ore della squadra segnate dal telefono, materiali consegnati, stati di avanzamento, costi reali confrontati col preventivo mentre il lavoro è ancora aperto.
Impiantista o elettricista
In un gestionale per impiantisti contano interventi, rapportini firmati dal cliente sul tablet, manutenzioni periodiche con scadenza, materiale caricato sul furgone.
Officina
Scheda per ogni veicolo con targa e storico lavori, ricambi usati, preventivo che diventa ordine di lavoro, promemoria per revisione e tagliando. Qui i prodotti pronti sono parecchi: provali prima.
Azienda con agenti
L'agente inserisce l'ordine dal cliente, vede listino e condizioni riservate a lui, e le provvigioni si calcolano con le regole dell'azienda. In ufficio l'ordine arriva già scritto.
Distretto ceramico
Campionature, lotti e toni, ordini per formato e finitura, spedizioni a pallet. Lo stesso articolo cambia per lotto e tono, e molti programmi generici non lo prevedono.
Sono situazioni tipiche descritte a titolo di esempio, non lavori svolti per clienti.
E l'AI? Creare un gestionale con ChatGPT
Oggi con un assistente AI una persona senza esperienza riesce a ottenere in un pomeriggio una schermata funzionante: un elenco clienti, un modulo per i preventivi, un foglio di calcolo con le formule giuste. Per capire cosa ti serve è un ottimo esercizio, e ti consiglio di provarci.
Il difficile comincia quando quel prototipo deve diventare lo strumento con cui lavori tutti i giorni. I dati vanno salvati in un database vero e non nella memoria del browser. Servono gli accessi, perché il magazziniere non deve vedere i margini. Servono i backup, e qualcuno che controlli che si possano davvero ripristinare. E tra un anno vorrai una modifica, da fare senza rompere il resto.
L'AI la uso anch'io per scrivere codice più in fretta. Se hai già un prototipo fatto da te, portalo: è il modo più chiaro per spiegarmi cosa vuoi.
Si parte da un modulo solo
Preferisco metterti in mano presto una parte piccola, invece di consegnare tutto insieme dopo mesi.
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Guardo come lavori oggi
Una chiamata o un incontro a Modena e provincia. Mi mostri i file, i moduli di carta, il programma che usi. Scegliamo insieme la funzione da cui partire.
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Costruisco il primo modulo
Di solito in poche settimane lo usi già, con dentro i tuoi dati.
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Lo usi e lo correggiamo
Usandolo saltano fuori le cose che a tavolino non avevamo previsto. Si sistema prima di andare avanti.
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Si aggiunge il resto
Magazzino, ordini, report: un modulo alla volta, quando ne senti il bisogno. Se il primo ti basta, ci si ferma lì.
Se ti serve qualcosa di più ampio di un gestionale, come un portale per i clienti o un programma legato a un macchinario, trovi il quadro generale nella pagina sul software su misura per le aziende di Modena. Se invece il tuo problema sono soltanto i preventivi, c'è la pagina sul programma per preventivi su misura.
Quanto costa un gestionale su misura
Sono ordini di grandezza. Il preventivo preciso arriva dopo una chiamata, quando ho capito cosa serve davvero.
| Tipo di progetto | Prezzo indicativo |
|---|---|
| Gestionale piccoloUna funzione centrale, per esempio clienti e preventivi, 2-3 utenti. | da 1.500 € |
| Più moduliMagazzino, ordini, ruoli utente, report. | 3.000 - 6.000 € |
| Progetto con integrazioniCollegamenti verso contabilità o e-commerce, molti utenti. | da 8.000 € |
| Hosting, backup e manutenzioneIl gestionale resta online, salvato e aggiornato. | da 30 € al mese |
Codice e dati restano tuoi: ti consegno il sorgente e puoi esportare tutto quando vuoi. Per capire da cosa dipende la cifra e come tenerla bassa, leggi quanto costa un gestionale personalizzato.
Domande sul gestionale su misura
Quanto costa un gestionale su misura?
Posso portare dentro i dati che ho in Excel o Access?
Il gestionale fa anche la fattura elettronica?
Si può usare dal telefono, in cantiere o dal cliente?
Cosa succede se un giorno smetto di lavorare con te?
Fammi vedere il file con cui lavori oggi
Mandami due righe su cosa ti fa perdere tempo. Ti dico se ha senso un gestionale su misura e da quale modulo partirei. Se ti conviene un prodotto già pronto, te lo scrivo.