Quanto costa un gestionale personalizzato

Chi cerca quanto costa un gestionale trova di solito due risposte: "dipende" oppure un modulo da compilare per farsi richiamare. Qui metto le cifre da cui parto quando preparo un preventivo per un gestionale su misura, e spiego da cosa dipendono. Un gestionale è un software come gli altri: se quello che ti serve è un programma diverso, il ragionamento è lo stesso e lo trovi nella pagina sul software su misura.

I tre scaglioni di prezzo

Prezzi indicativi. Il preventivo arriva per iscritto dopo una chiamata e indica cosa è compreso e cosa no.

Un gestionale di questo tipo è un'applicazione che si apre dal browser, senza installare niente. Ne parlo nella pagina sullo sviluppo di applicazioni web.

Su misura o a canone?

I gestionali in abbonamento si pagano quasi sempre con un canone mensile per utente. All'inizio spendi poco, ed è il loro vantaggio. Quel canone però si paga finché usi il programma e cresce ogni volta che aggiungi una persona.

Il su misura funziona al contrario: costo iniziale più alto, poi un canone basso che copre hosting, backup e manutenzione e che non dipende da quante persone lo usano. Per confrontarli fai un conto semplice. Prendi il canone del prodotto che stai valutando, moltiplicalo per il numero di utenti e per 36 o 60 mesi, e metti il totale accanto al preventivo del su misura sommato al suo canone sullo stesso periodo.

Se durante la chiamata capisco che un prodotto pronto ti basta, ti consiglio quello. Un gestionale costruito per rifare quello che esiste già è una spesa che non ti consiglio.

Cosa fa salire il prezzo

• Numero di moduli. Clienti, preventivi, magazzino, ordini: ognuno ha le sue schermate e le sue regole.
• Ruoli e permessi. Se il titolare vede tutto, il magazziniere solo le giacenze e l'agente solo i suoi clienti, ogni schermata va controllata per ogni ruolo.
• Importazione dei dati vecchi. Portare dentro anni di fogli Excel o l'archivio del programma precedente richiede di capire i dati, sistemarli e verificare che siano arrivati giusti.
• Integrazioni. Fatturazione elettronica tramite servizi esterni, e-commerce, corrieri. Ogni collegamento dipende da un sistema che non controllo io, quindi va provato con più attenzione.
• Stampe e PDF. Un preventivo o un documento di trasporto impaginato bene, con il tuo logo e le tue condizioni, prende più tempo di quanto sembri.
• Uso da telefono. Se il gestionale si usa in magazzino o dal cliente, le schermate vanno ripensate per lo schermo piccolo.
• Numero di utenti. Conta perché con molte persone aumentano i ruoli, le modifiche fatte in contemporanea e le richieste di assistenza.

Cosa non dovrebbe farlo salire

Il numero di clienti, di articoli o di righe in archivio. Diecimila clienti richiedono lo stesso lavoro di sviluppo di cento. Se un preventivo cambia in base a quanti dati inserirai, chiedi il motivo: a parte archivi davvero enormi, che vanno progettati con qualche accortezza in più, non c'è una ragione tecnica.

Come risparmiare

1. Parti da un modulo solo. Scegli la funzione che oggi ti fa perdere più tempo. Dopo averlo usato saprai meglio cosa chiedere al secondo.
2. Usa i dati che hai già. Un file Excel ordinato, con una riga per cliente e le colonne sempre uguali, si importa in fretta.
3. Rimanda le funzioni non indispensabili. Grafici, notifiche, esportazioni particolari si aggiungono dopo senza rifare niente.

A volte non serve nemmeno un gestionale nuovo. Se il problema è ricopiare gli stessi dati da un programma all'altro, può bastare un'automazione con n8n che li collega, e costa meno.

I costi che molti dimenticano

• La formazione di chi lo usa. Anche un programma semplice va spiegato. Metti in conto un primo periodo in cui si lavora più piano.
• Il tempo per ripulire i dati. Clienti doppi, codici scritti in tre modi diversi, campi vuoti. È un lavoro che ricade in parte su di te, perché solo tu sai quale delle due schede è quella giusta.
• La manutenzione. Aggiornamenti di sicurezza, backup controllati, piccole correzioni. È la voce da 30€ al mese in su: un gestionale lasciato fermo per anni diventa un rischio.

E quanto costa un programmatore all'ora?

È una ricerca frequente, ma per un gestionale la tariffa oraria dice poco. Non sai quante ore serviranno, quindi non sai quanto spenderai, e il rischio è tutto tuo: se ci metto il doppio, paghi il doppio.

Per questo lavoro a progetto, con un prezzo concordato prima. Ci sentiamo, scrivo cosa farà il gestionale e cosa resta fuori, e ti do una cifra. Se ho stimato male i tempi, il prezzo concordato non cambia. Se a metà lavoro chiedi una funzione nuova, ti dico quanto costa prima di farla e decidi tu.

Domande frequenti

Quanto costa un gestionale personalizzato per una piccola azienda?

Un gestionale piccolo, con una funzione centrale come clienti e preventivi e due o tre utenti, parte da 1.500€. Se servono più moduli, per esempio magazzino, ordini, ruoli e report, il costo sta tra 3.000€ e 6.000€. Sono prezzi indicativi: il preventivo preciso arriva dopo una chiamata.

Quanto costa un gestionale di magazzino?

Se il magazzino è l'unica funzione, con articoli, giacenze e movimenti, rientra nella fascia che parte da 1.500€. Quando al magazzino si aggiungono ordini, ruoli diversi per chi lo usa e report, si passa alla fascia tra 3.000€ e 6.000€.

Quanto costa un software CRM su misura?

Un CRM essenziale, cioè anagrafica clienti, storico dei contatti e preventivi, è un gestionale piccolo e parte da 1.500€. Prima di farlo costruire, però, prova un prodotto pronto: per un CRM standard spesso basta, e in quel caso te lo dico.

Ci sono costi mensili dopo la consegna?

Sì. Hosting, backup e manutenzione partono da 30€ al mese. Non è un canone per utente: resta lo stesso se le persone che usano il gestionale passano da tre a sei.

Il prezzo aumenta se ho tanti clienti o tanti articoli in archivio?

No. Diecimila righe in archivio richiedono lo stesso lavoro di sviluppo di cento. A far salire il prezzo sono i moduli, i ruoli, le integrazioni e l'importazione dei dati vecchi, non la quantità di dati che il gestionale contiene.

Posso partire da un modulo solo e aggiungere gli altri dopo?

Sì, ed è il modo che consiglio. Si parte dalla funzione che oggi ti fa perdere più tempo, la si usa per qualche settimana e poi si decide cosa aggiungere. Ogni modulo successivo ha il suo prezzo concordato prima di iniziare.